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Coronavirus: quelles entreprises sont prêtes pour notre nouvelle réalité?

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En raison de la menace du coronavirus et des actions ultérieures du gouvernement pour isoler les gens afin d'empêcher sa propagation, il est bien connu que de nombreuses organisations ont été forcées de passer d'une colocation de nombreuses personnes travaillant dans le modèle de bureau à une où la majorité est soudainement travailler à domicile.

(Connexes: Coronavirus: gestion (et pivotement) pendant une crise)

Vous ne l'avez peut-être pas prévu et votre entreprise peut être mal équipée pour passer du jour au lendemain au nouveau modèle de travail, mais voici quelques points clés à considérer qui pourraient vous faciliter la tâche.

Quels types d'entreprises peuvent ne pas survivre à la crise des coronavirus

Les entreprises les plus touchées sont celles qui ont un modèle d'entreprise fixe de travailleurs uniquement dans les installations de l'entreprise. En voici quelques exemples:

  • Centres d'appels fixes avec des banques de travailleurs devant les terminaux et au téléphone
  • Les entreprises de vente au détail qui comptent sur les clients marchant dans la porte pour acheter des marchandises
  • Organisations de service qui nécessitent des interactions sur site
  • Entreprises de logistique / transport qui ne sont pas encore devenues mobiles
  • Hautement réglementé (par exemple, finance, soins de santé) qui a choisi de conserver toutes les données et l'accès dans un emplacement centralisé sans accès depuis l'extérieur de l'entreprise.

Cette classe d'entreprises va avoir du mal à s'adapter à la nouvelle réalité de la plupart des gens qui doivent travailler à domicile. En fait, la plupart ne seront pas en mesure de le faire, du moins pas dans un délai raisonnable. Certains ne survivront pas si cela dure plus de quelques semaines. Mais cette situation est une opportunité pour les entreprises qui dépendent fortement d'un modèle interne pour réévaluer leur fonctionnement et ce qu'elles doivent faire pour rester flexibles à l'avenir. Il est probable qu'il y aura d'autres événements similaires à l'avenir et vous devez vous adapter maintenant.

(Connexes: comment le coronavirus change de technologie et 5 choses à faire)

Le mieux équipé pour survivre au COVID-19

Il existe également une catégorie d'entreprises qui sont déjà équipées pour travailler selon un modèle d'employé entièrement distribué et qui l'ont déjà fait. En voici quelques exemples:

  • Centres d'appels distribués (par exemple, assurance, finances, voyages) qui ont essentiellement des travailleurs à distance liés aux systèmes de gestion des centres d'appels d'entreprise via des connexions réseau, dont certains peuvent provenir d'un bureau à domicile
  • Les entreprises sont déjà fortement basées sur le cloud et peuvent donc permettre la connectivité presque partout où il y a un terminal et une connexion haut débit
  • Adopteurs d'outils de collaboration (par exemple, Microsoft Teams, Cisco Webex, Google, Zoom, Slack), qui permettent aux employés et aux groupes de communiquer facilement et à partir de pratiquement n'importe quel emplacement tout en partageant des fichiers et d'autres informations
  • Utilisations mobiles intensives qui sont déjà la plupart du temps à distance, qui utilisent des applications d'entreprise à partir d'un smartphone ou d'une tablette, car elles sont déjà conçues pour être utilisées à distance

Ces organisations se sont déjà transformées en un environnement plus adaptatif et mobile et sont susceptibles de faire face à la situation avec un impact minimal sur les opérations. En effet, ils ont un avantage concurrentiel par rapport à toutes les entreprises concurrentes qui ont une infrastructure plus héritée, et réaliseront probablement des gains commerciaux importants en conséquence.

Assurez-vous d'être prêt pour le travail à domicile

Mis à part les exemples ci-dessus, il y a des choses que les organisations doivent faire pour rendre le travail à domicile plus productif et plus sûr. Il s'agit notamment des éléments suivants:

Mettre en place des politiques

Même si vous activez déjà le travail à distance, ses utilisateurs impératifs comprennent ce qu'on attend d'eux. Les entreprises devraient avoir un document de politique en place qui établit les attentes et les limites du travail à domicile. Ce ne devrait pas être un livre de 10 ou 20 pages. Il devrait plutôt s'agir de la moitié d'une page, principalement de points faciles à comprendre, y compris les choses à faire et à ne pas faire (par exemple, faites votre travail, ne téléchargez pas de grandes bases de données contenant des données, etc.).

Exigences de sécurité

Le secret de la sécurité – cela ne peut pas être compromis parce que les gens travaillent à domicile. Ne laissez pas les employés utiliser leurs propres machines à moins que vous n'ayez déjà une politique de sécurité BYOD en place. Si vous le faites, vous voulez au moins que tout fonctionne dans un navigateur afin qu'il n'y ait aucune possibilité de perte de données. En fait, vous devrez peut-être empêcher les téléchargements de données spécifiquement dans une politique de sécurité avec une surveillance automatisée pour éviter cela, en particulier dans les industries réglementées et sensibles aux données avec des informations personnellement identifiables. C'est également vrai pour les données d'entreprise sécurisées, comme les nouveaux produits, etc. Assurez-vous que votre architecture de sécurité peut pleinement prendre en charge les besoins du travail à domicile. Les violations sont coûteuses et peuvent gravement nuire à une entreprise.

Outils de collaboration

De nombreuses entreprises disposent d'outils de collaboration pour le partage de fichiers, la vidéoconférence, le co-travail, etc. (par exemple, Microsoft Teams, Cisco Webex, Google Hangouts, Slack, etc.). Mais de nombreuses organisations ne disposent pas non plus de licences et de capacités suffisantes pour activer tous les travaux à domicile. En effet, de nombreux utilisateurs dans une situation de travail à domicile peuvent préférer utiliser des outils de collaboration non d'entreprise (par exemple, SMS, Whatsapp, Facebok ou messagerie LinkedIn, etc.).

(Connexes: 4 conseils pour choisir la bonne suite de collaboration)

De plus, parce que beaucoup ont des relations interpersonnelles, ils peuvent déjà avoir des collègues sur leurs smartphones ou autres médias sociaux. Dans une situation d'urgence, il est important de maintenir les communications, il est également important que les utilisateurs sachent ce qui est et n'est pas approprié pour envoyer un message. Les données sensibles de l'entreprise ou les informations personnellement identifiables ne sont pas sûres lorsqu'elles sont envoyées par SMS ou placées dans des messages de médias sociaux car il existe un risque élevé de fuite de ces données. Une politique consistant à faire savoir aux utilisateurs ce qui est et n'est pas acceptable et à communiquer cette politique est impérative, plutôt que de laisser l'utilisateur décider.

Responsabilité

Bien qu'il ne s'agisse pas spécifiquement d'un problème technologique, vous devriez demander aux RH et à une enquête juridique si votre organisation peut être tenue responsable si, pour une raison quelconque, l'employé travaillant à domicile a un accident, cause un problème pendant le travail ou si l'équipement fourni cause des dommages. De nombreuses entreprises ont des dérogations en place pour ce type de situation et vous souhaiterez peut-être en explorer une, à condition que ce ne soit pas contraire aux réglementations locales.

Accords de niveau de service et assistance

La plupart des entreprises ont un SLA (contrat de niveau de service) qui détermine la réponse du service d'assistance, en fonction de la priorité et de la gravité du problème. Comment réagissez-vous lorsque les personnes ne sont pas colocalisées avec le groupe de soutien et qu'en fait le groupe de soutien peut lui-même travailler à domicile? Le service d'assistance dispose-t-il des outils nécessaires pour bénéficier d'une assistance totalement à distance? Dans de nombreuses entreprises, la réponse est non. Et si l'équipement tombe en panne? Comment est-il remplacé?

Si l'utilisateur est sur place, le support peut simplement parcourir une nouvelle machine, préchargée avec toutes les applications requises. Comment cela fonctionne-t-il avec les utilisateurs distants? Bien sûr, si tout est dans le cloud, c'est un processus beaucoup plus facile car aucune vraie machine pré-imagée n'est nécessaire. Mais peu d'entreprises disposent d'un environnement de travail 100% cloud.

Surcharges réseau

La plupart des entreprises ont leurs connexions réseau externes optimisées pour les types de trafic qu'elles rencontrent généralement. Mais avec de nombreuses personnes travaillant à domicile, le trafic réseau peut être tout sauf typique. Si vous avez soudainement de nombreux groupes avec potentiellement des dizaines d'utilisateurs devant chacun faire une vidéoconférence pour faire le travail, ou peut-être collaborer en partageant de très gros fichiers, votre réseau actuel peut-il le gérer sans imposer de retards importants?

Vos connexions VPN et vos outils peuvent-ils le gérer? Votre travailleur dispose-t-il d'une connexion réseau suffisamment rapide pour effectuer les tâches dont il a besoin? S'ils ont une connexion Internet lente (peut-être parce qu'elle est surchargée localement par tout le travail des utilisateurs à domicile), alors vous aurez des problèmes avec des appels excessifs au service d'assistance. Il vous incombe de tester les connexions et / ou de surveiller les performances si possible avec vos outils réseau pour éviter les frustrations inutiles des utilisateurs et du support.

Styles de gestion

Le travail à domicile nécessite un style de gestion très différent de celui des groupes colocalisés. Les approches lourdes ne fonctionnent pas. En effet, avec le travail à domicile, la flexibilité est souvent la clé, tout comme la confiance dans vos employés pour faire leur travail. S'ils doivent être à certains endroits à certains moments pour des réunions, etc., faites confiance qu'ils seront là (si vous leur donnez les outils). Mais s’ils ont une date limite et choisissent de travailler de nuit et de continuer à faire le travail, ça va aussi. Si vous avez des gestionnaires qui ne peuvent pas gérer les nouveaux modèles de travail, vous ne réussirez pas.

Conclusions du coronavirus

Le modèle de travail à domicile imposé aux entreprises peut être difficile à gérer pour certaines entreprises, et je pense que certaines échoueront. D'autres auront une période relativement facile car ils ont déjà la plupart des outils en place. Dans les deux cas, vous pouvez prendre un certain nombre de mesures pour activer ces modèles de travail et vous préparer à des événements similaires susceptibles de se produire à l'avenir.

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